La ville de Dax recrute par voie statutaire ou à défaut contractuelle au sein de sa Direction de la population et des assemblées un assistant de gestion administrative (F/H) qui interviendra à la fois au sein du service des assemblées et au sein des services population, état civil et accueil, sur des missions transversales administratives et d’accueil.
Missions du poste :
Gestion des rapports soumis aux assemblées (Bureau municipal/Groupe Majoritaire/Conseil Municipal)
Conseil municipal :
• Mettre en forme et corriger les délibérations du conseil municipal en relation avec les services et les diffuser aux élus en respectant les délais réglementaires
• Accomplir les formalités réglementaires de publicité, d’affichage et de télétransmission des délibérations à la Sous-Préfecture ou à la Préfecture
• Transcrire les procès-verbaux des séances du conseil municipal à partir des enregistrements audio/vidéo
• Réaliser des recherches de délibérations, comptes rendus pour les services, la Direction Générale, les élus ou le Cabinet
• Assister ponctuellement aux réunions du conseil municipal, préparation et vérification des éléments de la salle du conseil les jours de séance
Bureau municipal et groupe majorité :
• Constituer les dossiers des séances en relation avec les services : relecture, corrections, mise en forme bureautique, intégration des remarques de la DG et du Cabinet, diffusion des rapports aux élus, respect des délais légaux.
• Respecter les plannings des réunions et les diffuser aux élus et aux services.
Gestion et archivage des actes (délibérations, arrêtés, décisions)
• Transmettre au contrôle de légalité les arrêtés et les décisions
• Suivre et gérer les actes avec les services
• Constituer et suivre des registres des arrêtés et des actes administratifs
• Gérer le logiciel NumActes : enregistrer les actes, mise à jour mensuelle, recherches et prises de numéros d’actes pour les services lors de l’élaboration des actes
• Réaliser les devis de reliure pour les registres de la collectivité
Service population état civil / accueil
Etat civil :
• Gérer les réponses dématérialisées aux demandes d’actes via logiciel COMEDEC
• Mettre à jour les mentions marginales sur les registres d’état civil
Accueil :
• Accueil physique et téléphonique de tous les publics
• Renseignements et orientations des usagers
• Prises de RDV pour les titres d’identité
Plan communal de sauvegarde
• Mettre à jour le Plan Communal de Sauvegarde et le transmettre aux organismes concernés
• Participer aux réunions ou exercices de mise en situation
• Relai avec l’ensemble des services,
• Bonne connaissance de l’organigramme de la ville (vigilance des arrivées et départs des collègues)
Profil et compétences:
• Connaissance du processus décisionnel de la collectivité
• Bonne connaissance des organigrammes (élus et services) de la collectivité
• Vocabulaire professionnel adapté au service
• Respect des procédures administratives et des délais
• Très bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
• Techniques de secrétariat
• Progiciels de gestion : ACTES – FAST – NUMACT – ACROPOLIS – CIRIL – MELODIE
• Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique
Qualités professionnelles:
• Grande rigueur, sérieux et disponibilité
• Réactivité et efficacité dans les missions confiées
• Capacité d’adaptation aux différentes situations et relative autonomie
• Capacité d’écoute afin de créer un climat de confiance avec ses interlocuteurs (internes ou externes)
• Capacité d’adapter son style de communication en fonction de ses interlocuteurs.
• Discrétion professionnelle impérative
• Sens de l’organisation et de la ponctualité
• Sens du relationnel et esprit d’équipe.
• Capacité à prendre des initiatives et à prioriser son travail
• Capacité à prendre du recul dans les périodes de flux tendus et à la gestion du stress
• Posture adaptée
Poste à pourvoir le : dès que possible
Date début de publicité : 13/06/2024
Date limite de candidature : 14/07/2024
Emploi permanent – Temps complet
Catégorie C – cadre d’emplois des Assistant administratifs
Informations complémentaires
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + participation employeur au contrat de prévoyance + titres de restaurati
Poste informatique – Logiciels et progiciels – Standard téléphonique.
Bureau partagé avec la responsable du service des Assemblées
Accompagnement lors de la prise de poste
Lieu de travail : Mairie de Dax
Télétravail possible (sous conditions réglementaires)
Navettes gratuites bus « Vitenville », pistes cyclables, possibilité de stationnement véhicule en voirie (avec abonnement)
Participation employeur au contrat de prévoyance
Titres de restauration.
JE CANDIDATE :